Инструкция по делопроизводству Совета судей Еврейской автономной области

Утверждена

Постановлением Совета судей Еврейской автономной области

« 03 » февраля 2012 года №4

Инструкция по делопроизводству Совета судей Еврейской автономной области

I. Общие положения

1.1.    Инструкция по делопроизводству в Совете судей Еврейской автономной области (далее именуется — Инструкция) разработана в целях совершенствования документооборота Совета судей Еврейской автономной области (далее - Совет судей), управления и повышения эффективности указанной деятельности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ (ред. от 03.12.2011 года) «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», Федеральным законом от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», на основе Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 18.02.2010 № 215.

1.2.  Инструкция устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами в Совете судей, оптимальный порядок их подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения.

1.3.     Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

1.4.      Организация, ведение и совершенствование системы документооборота Совета судей осуществляется секретарем Совета судей ЕАО.

1.5.      Общие руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, контроль над соблюдением требований настоящей Инструкции в Совете судей возлагается на председателя Совета судей.

1.6.      Ответственность за ведение делопроизводства в Совете судей несет секретарь Совета судей.

1.7.      Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется секретарем Совета судей только по поручению председателя Совета судей.

1.8.      Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, заместителю председателя Совета судей, членам Совета судей, а также руководителям и должностным лицам ведомств и организаций, гражданам осуществляется в установленном порядке (официальным письмом) или иным способом по поручению председателя Совета судей. Копии постановлений и иных актов, принимаемых Советом судей в рамках своих полномочий, передаются сторонним организациям только по поручению председателя Совета судей, или лица, исполняющего его обязанности в период временного отсутствия.

2. Документация Совета судей

2.1.    Состав документации Совета судей определяется полномочиями Совета судей, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Советом судей и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2.      Служебные документы в Совете судей создаются с использованием компьютера.

2.3.      При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), размером 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего или нижнего поля страницы.

2.4.      Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста.

2.5.      Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается писать от руки.

3. Порядок организации документооборота в Совете судей

Движение документов Совета судей с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Различается два основных потока документации:

-   документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);

-   документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Совете судей, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом Совета судей.

3.1. Обработка и регистрация входящих документов

3.1.1.       Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета судей, производятся секретарем Совета судей.

3.1.2.       Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в адрес Совета судей, получает секретарь Совета судей.

3.1.3.       Все официальные служебные документы, полученные от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими организаций и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.), подлежат обязательной передаче секретарю Совета судей для регистрации.

3.1.4.    Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.

3.1.5.    Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы передаются секретарем Совета судей для рассмотрения председателю Совета судей.

3.1.6.     На основании рассмотрения председатель Совета судей дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета судей делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

3.1.7.         Рассмотренные председателем Совета судей документы возвращаются секретарю Совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение. Лист с резолюцией председателя Совета судей прилагается к документу.

3.1.8.         Документы, поступившие в Совет судей по каналам факсимильной связи, и телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета судей и на исполнение.

3.1.9.     Телефонограммы, адресованные председателю Совета судей, принимаются секретарем, ответственным за делопроизводство, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.

3.2. Порядок работы со служебными документами

3.2.1.   Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Президиума Совета судей Российской Федерации, Совета судей Российской Федерации, поступивших в адрес Совета судей, докладываются председателю Совета судей, а затем передаются секретарю Совета судей, для их систематизации.

3.2.2.  Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно. Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет секретарь Совета судей.

3.3. Обработка и регистрация отправляемых документов

3.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции, нумеруются по порядку в пределах календарного года. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается. Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц и контроль исполнения возлагается на секретаря Совета судей. Отправление почтовой корреспонденции Совета судей осуществляется секретарем Совета судей.

3.4. Передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи

3.4.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов членам Совета судей, организациям, учреждениям (от организаций, учреждений).

Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

3.4.2.         Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

-  запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

-    документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

-  ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и секретаря Совета судей.

3.4.4.   Прием и передача документов, подписанных председателем Совета судей, его заместителем и членами Совета судей, осуществляются секретарем Совета судей. Принятый и подлежащий отправке по телефаксу документ учитывается в порядке, предусмотренном пп. 3.2 и 3.3 настоящей Инструкции. Поступившие факсограммы передаются под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

3.5. Работа исполнителей со служебными документами

3.5.1.   Секретарь Совета судей обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

3.5.2.    Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета судей, его заместителю и членам Совета судей, подготовку к пересылке адресату.

3.5.3.   Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ. На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или секретарем Совета судей по форме:

Верно секретарь Совета судей Личная подпись.

3.5.4.      Количество экземпляров рассылаемого документа определяет работник, ответственный за ведение делопроизводства в Совете судей. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки. Тиражирование (ксерокопирование) документа осуществляется исполнителем.

3.5.5.  Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

3.5.6. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов. Бланки служебных документов

Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее -15 мм; нижнее - 20 мм.

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

В Совете судей создаются следующие виды документов:

-   постановления Совета судей;

-   проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятий и др.);

-   служебные письма;

-   справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета судей;

-   материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета судей обращениям органов судейского сообщества субъектов Российской Федерации, жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета судей, его заместителю и членам Совета судей;

-   запросы;

-   иные документы.

Постановления председателя Совета судей, утверждаемые им документы, представляемые в органы государственной власти, в том числе служебные письма, направляемые в адрес указанных органов за подписью председателя Совета судей, проходят обязательную редакционную обработку (соответствие текстов нормам русского языка). Редакционная обработка вышеуказанных документов осуществляется председателем Совета судей.

5.1. Проекты постановлений

5.1.1.  Проекты постановлений подготавливаются секретарем Совета судей по поручению председателя Совета судей, а в его отсутствии - заместителя Совета судей.

5.1.2.    В случае если проекты постановлений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись к ним прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия. Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Совета судей, если иное не предусмотрено законом.

 

5.2. Положения, правила, инструкции

5.2.1.        Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются секретарем Совета судей. Обязанность по их подготовке должна быть предусмотрена персональным должностным регламентом данного работника. Настоящее правило в равной степени распространяется при подготовке и оформлении документов, указанных в пунктах 5.1, 5.2 настоящей Инструкции.

5.2.2.        Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые постановлением Совета судей. В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа.

5.2.3.        Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты.

5.2.4.        Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от 3-го лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Сокращенные наименования Совета судей Еврейской автономной области употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее - Совет судей).

5.3. Протоколы

5.3.1.        Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом судей.

5.3.2.        Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили.

5.3.3.     Основное содержание докладов, выступлений,  справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем  случае указывается «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

5.3.4.         Постановлением Совета судей может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом судей, прилагается к протоколу.

5.3.5.         Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем Совета судей в срок не позднее 10 дней после окончания заседания. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.

5.3.6.          Протоколы могут по желанию нумероваться порядковыми номерами в пределах календарного года.

5.4. Служебные письма

5.4.1.  Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа.

5.4.2.   Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, визами согласования и отметкой о направлении его в дело. Регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте бланка.

5.4.3.   Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма, оформленного на бланке Совета судей, излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Совет судей Еврейской автономной области рассмотрел...» либо от 1-го лица единственного числа: «прошу..,», «направляю...».

5.4.4.  Датой письма является дата его подписания.

VI. Контроль исполнения служебных документов

6.1.    Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2.      Методическое руководство по организации и ведению контроля над исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета судей.

6.3.      Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

6.4.      Контроль над исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется секретарем Совета судей.

6.5.      Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.

VII. Номенклатура дел Совета судей

7.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 27.07.2010 года), перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

 

7.1.2. Номенклатура дел Совета судей на очередной календарный год составляется непосредственно в Совете судей, подписывается секретарем Совета судей и утверждается председателем Совета судей.

VIII. Хранение документов

8.1. Организация оперативного хранения документов и дел

8.1.1. С момента заведения и до передачи в архив органов судейского сообщества дела хранятся по месту их формирования - в аппарате Совета судей. Секретарь Совета судей несет ответственность за сохранность документов и дел.

8.2. Порядок передачи документов на хранение в архив

8.2.1.        Хранение документов и передача их на постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения осуществляется в соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»

8.2.2.        Хранение документов и передача их на постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества, организация работы которого осуществляется Отделом Судебного департамента.

8.2.3.        В архив органов судейского сообщества передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в Совете судей и по истечении срока хранения подлежат уничтожению.



Оцените эту публикацию:
Голосов: , Среднее:
Коментарии (0)
Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии.